議事録を生成AIで作る手順｜録音から共有までの5ステップ

会議のたびに議事録づくりへ1時間近くかかる、担当者によって書き方がばらばら、共有が翌週になってしまう。中小企業の現場でよく聞かれる悩みです。

結論からお伝えすると、議事録は「録音 → 文字起こし → 生成AIで整形 → 人が確認 → 共有」の5ステップに分けると、無理なく生成AIに任せられます。ポイントは、AIに任せるのは「下書き」までとし、固有名詞・数字・決定事項の確認は人が持つことです。この記事では、株式会社mimuが自社の打ち合わせで運用している流れをもとに、専門の担当者がいない熊本の中小企業でも始められる手順を整理します。

結論｜議事録は「AIが下書き、人が確認」で作る

生成AIは、長い会話を要点にまとめる作業が得意です。一方で、社名や人名の漢字、金額や日付、「誰がいつまでに何をするか」といった部分は、聞き間違いや取り違えが起こり得ます。そのため、全部を任せきりにするのではなく、役割を分けるのが現実的です。

• AIの役割: 文字起こし、要約、決定事項と宿題の抜き出し、書式の統一
• 人の役割: 録音の同意取り、固有名詞・数字の確認、共有してよいかの最終判断

生成AIの導入全体の進め方は「生成AIの社内導入 手順｜中小企業が失敗しない5ステップ」で整理しています。議事録は、その中でも最初の題材に選びやすい定型業務の一つです。

生成AIで議事録を作る5ステップ

ステップ1: 録音する（同意を取り、音をきれいに残す）

最初に、参加者へ「議事録作成のために録音します」と一言伝えて同意を取ります。社外の方が参加する会議では、録音データの扱い（保存期間や、AIツールで処理すること）も合わせて伝えておくと安心です。

音質は後工程の精度を大きく左右します。オンライン会議なら会議ツールの録音機能、対面ならスマートフォンやICレコーダーを机の中央に置くだけでも始められます。発言が重なると文字起こしが乱れやすいため、「一人ずつ話す」ことを会議のルールにしておくと効果的です。

ステップ2: 文字起こしする

録音データを、音声認識AI（音声を文字に変換するツール）でテキストにします。会議ツールに付属する文字起こし機能、クラウドの文字起こしサービス、パソコンの中だけで動かす方式などがあり、会議の機密度と手間のバランスで選びます。

弊社では、社外に出しにくい内容の会議はパソコンの中だけで文字起こしを行っています。弊社の環境では、1時間の録音が数分程度でテキストになります（機材や設定によって変わります）。この段階の文章は誤字や言いよどみを含みますが、整えるのは次のステップなので、そのままで問題ありません。

ステップ3: 型に沿って生成AIに整形させる

文字起こしのテキストを生成AIに渡し、議事録の形に整えます。ここで大切なのは、毎回同じ「型」を指定することです。型が決まっていないと、出力の項目や細かさが毎回変わり、読む側が疲れてしまいます。

指示文の例は次のとおりです。

以下は会議の文字起こしです。次の型で議事録を作成してください。
1. 会議名・日時・参加者
2. 決定事項（箇条書き）
3. 宿題（担当者／期限／内容）
4. 議論の要点（テーマごとに3行以内）
5. 次回の予定
・文字起こしにない内容は書かない
・聞き取りが不確かな固有名詞や数字には【要確認】を付ける

過去の議事録が手元にある場合は、1本を「見本」として一緒に渡すと、書式や言い回しがそろいやすくなります。

ステップ4: 人が確認する（固有名詞・数字・決定事項）

AIが作った下書きを、会議に出席した人が確認します。全文を一字ずつ読み直す必要はなく、次の3点に絞るのがこつです。

1. 固有名詞: 社名、人名、商品名の表記（前株・後株、漢字違い）
2. 数字: 金額、日付、数量、期限
3. 決定事項と宿題: 決まっていないことが「決定」と書かれていないか、担当者が合っているか

弊社でも、この確認だけは必ず人が行う運用にしています。よく出てくる社名や人名は「用語リスト」にまとめ、ステップ3の指示文に添えておくと、修正の手間が回を追うごとに減っていきます。

ステップ5: 共有し、宿題をタスクにする

確認が済んだら、できるだけその日のうちに共有します。議事録の価値は「次の行動が決まること」にあるため、宿題はタスク管理ツールやチャットに転記し、担当者と期限が見える状態にします。保存場所とファイル名の付け方（例: 日付_会議名）を決めておくと、あとから探すときにも、生成AIに過去の経緯を調べさせるときにも役立ちます。

うまくいかないときの原因と対策

手順を毎回人が操作するのが負担になってきたら、一連の流れをAIにまとめて実行させる方法もあります。考え方は「AIエージェントとは？中小企業の業務が変わる実演3選」で紹介しています。

機密情報と録音データで決めておくこと

議事録には、取引先の情報や人事の話題など、社外に出せない内容が含まれることがあります。始める前に、次の点を社内で決めておくことをおすすめします。

• 入力した内容がAIの学習に使われない設定・契約のツールを選ぶ（各サービスの公式情報で要確認）
• 録音データと文字起こしの保存場所・保存期間を決める
• 人事評価や個人情報を含む会議は、対象にするかどうかを個別に判断する
• 社外参加者がいる会議では、録音とAI処理について事前に伝える

社員が同じ基準で判断できるよう、研修と合わせてルールを共有しておくと定着しやすくなります。研修の選び方は「熊本で生成AI研修を探すなら｜企業研修・公開講座の選び方と費用の目安」も参考にしてください。

よくあるご質問

無料のツールだけでも始められますか？

試すだけであれば、会議ツールの録音機能と、手元の生成AIサービスの組み合わせで始められます。ただし、無料プランは入力内容の扱いや利用回数に制限がある場合があります。業務で継続して使う場合は、利用規約とデータの扱いを公式情報で確認したうえで、法人向けプランの利用を検討してください。

方言や専門用語が多い会議でも使えますか？

文字起こしの段階で誤変換が増える傾向はありますが、用語リストを指示文に添えることで、整形の段階である程度補えます。熊本の言い回しや業界用語、社内の略語は、よく出るものから順にリストへ足していくのが現実的です。

どの会議から始めるのがよいですか？

毎週・毎月開かれる社内の定例会議がおすすめです。参加者が固定で同意を取りやすく、型も決めやすいためです。まず1つの会議で1か月ほど続け、確認にかかる時間を記録してから、ほかの会議へ広げると無理がありません。

まとめ｜議事録は生成AI活用の最初の一歩に向いている

議事録づくりは、「録音・文字起こし・整形・確認・共有」に分ければ、特別なシステムがなくても生成AIに任せられます。AIは下書きまで、確認は人が持つ。この役割分担と、毎回同じ型を使うことが、続けるうえでの要点です。

株式会社mimuは、熊本を拠点に、生成AIの導入支援・研修・業務アプリの開発を行っています。「自社の会議で試したいが、ツール選びやルールづくりに不安がある」という場合は、お気軽にご相談ください。

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